Частые ошибки при работе в Битрикс24 и как их избежать
Битрикс24 предоставляет огромные возможности для управления бизнес-процессами, но чтобы извлечь из него максимальную пользу, важно избегать распространенных ошибок. В этой статье мы рассмотрим самые частые из них и предложим решения для оптимизации работы с системой.
1. Менеджеры не ставят или забывают ставить дело
Ошибка, которая часто встречается в работе с клиентами, заключается в том, что менеджеры забывают своевременно ставить дела в CRM. Это может привести к невыполнению ключевых договоренностей, например, задержке звонков или отправки документов на согласование. Без фиксации действий в системе сделки, закрытые без последующих задач, со временем смещаются на самый низ канбан-доски. Такой процесс увеличивает вероятность упустить важного клиента, ведь отсутствие напоминаний в CRM способствует тому, что о необходимости связаться с клиентом попросту забывают.
Умные дела увеличивают шансы на успешную сделку, так как CRM сама напоминает о деле: присылает уведомление и поднимает сделку наверх.
Одна из распространенных ошибок заключается в создании чрезмерного количества стадий сделки. Менеджеры часто стремятся включить в стадии буквально каждый шаг процесса, что приводит к излишнему удлинению пути сделки. В результате сотрудники тратят больше времени на администрирование, а не на сам процесс продаж. Это не только снижает общую продуктивность, но и усложняет анализ данных. Вместо множества мелких этапов важно сосредоточиться на ключевых стадиях, которые отражают критические точки процесса сделки и обеспечивают его прозрачность.
Стоит задать себе вопросы:
В стадии вынесли задачи сотрудников или желание руководителя из сферы микроменеджмента?
Действительно ли процесс требует столько этапов контроля?
Может быть, нужно разделить зоны ответственности на несколько воронок?
Битрикс24 позволяет создавать несколько воронок для сделок, однако игнорирование этого функционала может привести к хаосу в управлении процессами. Без четкого разделения работы по различным сценариям сотрудники начинают сталкиваться с путаницей, теряются важные сделки, а воронки становятся перегруженными. CRM помогает организовать работу по различным сценариям:
Различные процессы продаж: товары и услуги, розница или опт.
Организация повторных и дополнительных продаж.
Разделение большого цикла работы с клиентом на отдельные процессы по зонам ответственности.
Автоматизация процессов "прогрева" клиентов, сбора обратной связи и т.д.
Клиенты всё чаще переходят от классических каналов коммуникации, таких как телефон и email, к более современным инструментам — мессенджерам и социальным сетям. Хотя это значительно упрощает взаимодействие для клиентов, для сотрудников компании это создаёт новые вызовы: необходимость работать с несколькими платформами одновременно, не теряя ни одного обращения. Это может приводить к задержкам в ответах, путанице и снижению общего уровня клиентского сервиса. Компании нужно интегрировать все эти каналы в CRM, чтобы обеспечить оперативность, качество обработки запросов и контроль эффективности работы каждого канала.
Компании важно:
Организовать общение с клиентами во всех каналах.
Распределять обращения между сотрудниками.
Контролировать качество и скорость ответа.
Анализировать эффективность каждого канала.
Для сотрудников важно избежать работы в разных окнах и приложениях, чтобы оперативно реагировать на запросы.
Избыточное количество полей в CRM становится одной из серьёзных проблем, приводящих к путанице и заметному усложнению работы. Ненужные поля создают дополнительные трудности для сотрудников, вынуждая их искать необходимую информацию среди лишних данных. Более того, избыточные поля могут замедлять работу системы и усложнять процесс обучения новых сотрудников. Если какое-то поле больше не используется, его необходимо не просто скрыть, а полностью удалить из системы. Это улучшит навигацию, сократит время на заполнение карточек и обеспечит чистоту данных. Регулярный аудит полей помогает сохранять систему в оптимальном состоянии, облегчая работу всем участникам процесса.
Неподготовленные сотрудники совершают ошибки, которые не только замедляют рабочие процессы, но и могут негативно сказаться на результате работы. Например, сотрудники могут теряться в выборе правильных инструментов для выполнения задач, ошибаться в заполнении данных в CRM или не знать, как использовать автоматизацию для ускорения рутинных операций. Отсутствие навыков работы с системой приводит к несогласованности в действиях, что сказывается на взаимодействии с клиентами и внутренней коммуникации. Создание единой базы знаний позволяет стандартизировать процессы, обеспечить доступ к необходимым инструкциям и минимизировать риски, связанные с человеческим фактором. Благодаря такому подходу сотрудники смогут быстрее адаптироваться к работе в системе и с большей уверенностью выполнять свои обязанности, что, в свою очередь, повысит общую эффективность работы компании.
7. Ограничение использования системы только отделом продаж
Такой подход приводит к несогласованности действий между подразделениями, снижению прозрачности процессов и потере эффективности в работе компании в целом. Если сотрудники других отделов не интегрированы в систему, это усложняет передачу информации, взаимодействие и выполнение общих задач.
Например, отдел логистики может не получать вовремя данные о закрытых сделках, что задерживает отгрузку товаров. Маркетинговый отдел, не имея доступа к актуальной информации о клиентах, теряет возможность корректировать свои стратегии. В результате такие проблемы могут привести к недовольству клиентов и снижению их лояльности.
Чтобы избежать этой ошибки, важно внедрить систему для всех отделов компании, включая бухгалтерию, маркетинг, логистику и техническую поддержку. Такой подход способствует созданию единого информационного пространства, где сотрудники могут эффективно взаимодействовать и решать задачи в рамках одного инструмента. Это повысит прозрачность процессов, улучшит контроль за выполнением задач и позволит руководству получать актуальные данные для принятия стратегических решений.
Для слаженной работы в одной системе важно подключать все отделы компании, а не только отдел продаж. Это повышает прозрачность процессов и улучшает взаимодействие между подразделениями.
8. Неправильная настройка оргструктуры
Приглашая сотрудников на портал, многие компании упускают из виду необходимость правильной настройки организационной структуры. Это становится одной из ключевых ошибок, так как оргструктура определяет не только видимость информации, но и будущие алгоритмы автоматизации всех процессов компании.
Руководители видят задачи подчиненных.
Руководители получают регулярные отчеты.
В бизнес-процессах, рОботах и автоматизации используется оргсхема.
Часто при настройке CRM допускается ошибка в управлении правами доступа. Неправильная конфигурация приводит к тому, что сотрудники могут видеть лишнюю информацию или, наоборот, недоступные для них данные. Такая ситуация затрудняет работу, снижает безопасность данных и может вызывать путаницу.
Правильная настройка прав доступа позволяет:
Ограничить видимость информации в зависимости от ролей сотрудников.
Настроить видимость отдельных воронок продаж для каждого отдела или пользователя.
Упростить работу, показывая только те данные, которые действительно необходимы сотруднику.
Для достижения этой цели важно:
Определить роли и обязанности каждого сотрудника в системе.
Применить детальную настройку прав, чтобы доступ был максимально точечным.
Регулярно проверять корректность настроек, особенно при смене сотрудников или изменении структуры компании.
Игнорирование внесения причин провала сделок — это ошибка, которая лишает бизнес возможности выявлять слабые стороны и устранять их. Без анализа причин провала невозможно понять, что именно пошло не так: неэффективный этап воронки, неподходящий подход к клиенту или неверное распределение задач. Учет и регулярный разбор причин помогают определить слабые звенья, отточить стратегию продаж и сократить потери в будущем.
Ошибки при выборе интегратора могут стоить бизнесу времени и ресурсов. Непрофессиональный подход к настройке системы приводит к хаосу в процессах, неработающим автоматизациям и, как следствие, снижению продуктивности. Чтобы избежать этих проблем, важно тщательно проверять опыт интегратора, изучать отзывы клиентов и уточнять, обладает ли он сертификацией от Битрикс24. Помните: выбор профессионала гарантирует, что система будет настроена под задачи вашего бизнеса максимально эффективно, а сотрудники смогут быстро освоить новые инструменты без стресса.
Избежание этих ошибок поможет повысить эффективность работы с Битрикс24 и извлечь максимум пользы от системы. Битрикс24 предоставляет все необходимые инструменты для автоматизации и улучшения бизнес-процессов, но успех зависит от правильной настройки и использования.
Если вы обнаружили, что совершаете одну из этих ошибок, начните с аудита вашей системы. Обратитесь к нашим специалистам для индивидуальной консультации и настройки CRM под ваши задачи. Помните, что правильная настройка Битрикс24 — это залог успешного бизнеса! Обращайтесь за консультацией: